Để có được thành công trong việc tổ chức sự kiện thì cần phải có những điều kiện nhất định trong việc lên kế hoạch, xác định rõ mục tiêu và có thể đo lường trước được những rủi ro. Và để tổ chức một sự kiện có hiệu quả thì trước tiên bạn cần phải hiểu được những nguyên lý hoạt động để mang lại sự thành công cho một sự kiện là gì.
Tìm và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trước khi công bố
Việc cần làm đầu tiên sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện là bạn cần phải tìm được ngay một địa điểm phù hợp để tổ chức. Tốt nhất là bạn cần phải hoàn thiện hợp đồng cũng như các thủ tục liên quan càng sớm càng tốt để tránh trường hợp bị mất chỗ “đột ngột”.
Gửi thư mời đến khách hàng có thông hiệu rõ ràng hiệu quả
Thư mời chính là điều đầu tiên khiến mọi người đưa ra quyết định có nên đi sự kiện hay không. Chính vì vậy, thư mời cần phải thông báo rõ ràng tới người tham dự những chi tiết: tổ chức cái gì, ở đâu, khi nào, khách mời có những ai, lý do của sự kiện, mục đích tổ chức,…. có trong sự kiện của bạn.
Gửi thư mời đến khách tham dự phải có thông điệp nội dung rõ ràng
Có một kế hoạch cụ thể và luôn hành động theo kế hoạch đã định
Bạn cần phải làm một bản kế hoạch chi tiết đến cả những việc những phần nhỏ nhất trong chương trình. Phân công chi tiết cụ thể các công việc từng thành viên và có deadline cụ thể. Từ đó sẽ giúp cho bạn đạt được những mục tiêu đề ra hiệu quả nhất.
Không những vậy, bạn cũng cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình có trong sự kiện luôn bám sát theo kế hoạch. Tuy nhiên, bạn cũng cần có một bản kế hoạch dự bị cho mọi trường hợp xấu nhất không hay xảy ra trong sự kiện như thời tiết đột nhiên thay đổi, diễn giả đến trễ,…. để luôn đảm bảo sự kiện của bạn luôn được chuẩn bị tốt nhất.
Hãy luôn làm việc bằng cái đầu lạnh chứ đừng chỉ biết mỗi làm việc chăm chỉ
Nên lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách đầy đủ và chi tiết nhất vào một file Excel để khi cần sử dụng trong và sau sự kiện sẽ có ngay.
Những thông tin về người tham gia sự kiện nên tạo thành bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hoặc có thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.
Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách hàng bằng file Excel sẽ giúp bạn tránh được những lỗi trùng lặp, chồng chéo thông tin,… giữa những sự kiện.
Luôn hành động và làm việc theo những gì kế hoạch đã lên trước
Các chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện cũng cần phải chú ý
Đôi khi một chi tiết nhỏ trong sự kiện lại mang đến kết quả lớn. Nếu như không để ý mà vô tình tổ chức sự kiện trùng ngày với một ngày lễ tôn giáo nào đó thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.
Luôn có kế hoạch B trong mọi tình huống
Sự kiện không phải lúc nào cũng diễn ra như mong muốn, sẽ luôn có những tác động bên ngoài mà bạn không khi nào xảy ra. Do đó mà bạn hãy luôn có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch.
Những chi tiết dù là nhỏ nhất trong sự kiện cũng phải chú ý như là kỉ niệm chương
Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn có sẵn những vật dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời sẽ luôn có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất kì một vấn đề khẩn cấp nào. Do đó mà những vật dụng như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính, kim, chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng có ích trong trường hợp như vậy.
Chìa khóa tạo nên sự thành công là nên theo sát khách hàng
Luôn giữ liên lạc với khách hàng thường xuyên trong suốt quá trình. Hãy gọi điện trước 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng. Ngoài ra khi sự kiện kết thúc thì bạn nên gửi lời cảm ơn đến họ, nếu được hãy gửi kèm theo một vài tấm hình của họ tại sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.
Một tiết mục văn nghệ trong có trong sự kiện sẽ không bao giờ là thừa
Hãy luôn sử dụng công nghệ trong sự kiện
Để mọi thứ có thể diễn ra tốt đẹp thì bộ phận cần có sự kết hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Chính vì vậy mà các sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa,… là những vật không thể thiếu. Ngoài sẽ hãy có một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để lắp thiết bị cũng như xử lý các sự cố.
Luôn chi tiêu trong khoảng ngân sách dự trù
Sẽ vô cùng tuyệt nếu bạn có thể lượng giá hoặc định giá đúng với các đơn bị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,.. bởi nếu không thì những khoản chi phí dôi ra khỏi kế hoạch sẽ làm bạn khổ sở đấy.
Trên đây là 10 lưu ý mà Udika muốn gửi đến bạn đọc. Mong là sau khi đọc bài viết này thì bạn sẽ có kế hoạch chu đáo hơn với sự kiện của mình. Hoặc nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay hotline 0978370290 – 0888.02.1112 để Udika tư vấn miễn phí cho bạn.
